Als je in Spanje zaken doet, of in ieder geval in een ander land dan waar je woont, en je hebt stukken nodig die je wilt gebruiken voor een officiële instantie, dan zal je vaak moeten aantonen dat die stukken echt zijn.
Meestal moet de stukken ook nog vertaald worden naar het Spaans door een beëdigd vertaler, want anders worden zo sowieso niet geaccepteerd in Spanje.
Om de echtheid van de stukken de waarborgen heeft een groot aantal landen een overeenkomst gesloten om dat te regelen. Die overeenkomst noemen we de conventie van Den Haag of in het Spaans “el convenio de La Haya”. In die overeenkomst is bepaald dat stukken die vertaald zijn worden voorzien van een zegel en stempel van een rechtbank. Dat noemen we een apostillezegel. Niet zo’n rode lakzegel die je heel vroeger (in films) nog wel zag of nog wel in de vorm van een sticker, maar een gewoon wit papiertje met belangrijke info van de rechtbank.
Heel veel stukken moeten zo’n zegel hebben. Een aantal documenten niet. Dat is bepaald in een Europese Verordening.
(De verordening inzake openbare documenten (Verordening (EU) 2016/1191), die op 6 juli 2016 is aangenomen en in alle EU-landen geldt met ingang van 16 februari 2019, heeft tot doel het verkeer van bepaalde openbare documenten te vereenvoudigen. https://e-justice.europa.eu/551/NL/public_documents)
Soms vraagt de Spaanse instantie toch om een apostille ook al is dat officieel niet nodig. Ik zou voor de zekerheid in Nederland bij een Rechtbank gewoon een apostille halen ter voorkoming van discussie en vertraging. De Spaanse ambtenaar heeft de neiging om “nee” te zeggen ook al is het “ja”.
Je kunt de apostille halen bij elke rechtbank in Nederland of bij de rechtbank van je land waar je woont. De griffierechten voor zo’n apostille zijn €22,- (2023). Dat valt dus mee.
Na je apostille moet je vaak de stukken laten vertalen naar het Spaans. Ons advies is om dat te laten doen op IBiza. Dat gaat sneller, is goedkoper én hoeft bovendien niet weer voorzien te worden van een apostille op de vertaling.